Stockage des e-mails légalement sécurisé GoBS obligatoire

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Stockage des e-mails légalement sécurisé selon GoBD

Sur le 1. Janvier 2017, les "Principes pour la bonne gestion et la conservation des livres, registres et archives sous forme électronique et pour l'accès aux données" (GoBD) vont enfin entrer en vigueur. Cela inclut également les réglementations relatives au stockage des e-mails et des pièces jointes d'e-mails conformes à la loi, pour lesquelles il n'y a plus d'exception à compter de la date de référence. Le GoBD remplace toutes les autres dispositions du ministère fédéral des Finances (BMF), qui visaient auparavant le stockage de documents professionnels. Ce sont en détail les "Principes pour l'accès aux données et la vérifiabilité des documents numériques" (GDPdU) ainsi que les "Principes des systèmes de comptabilité assistée par ordinateur appropriés" (GoBS).

Avec la sortie de GoBD sur 14. En novembre 2014, le BMF a principalement pris en compte le fait que l’échange de données informatisé, la tenue de livres sans papier et la documentation stockée numériquement de toutes les transactions commerciales importantes sont courants dans l’environnement commercial actuel des entreprises de toutes tailles et que leur portée continuera à s’élargir. Les courriers électroniques constituent un cas particulier dans ce contexte, et quelques éléments doivent être pris en compte pour se conformer aux exigences de GoBD.

Principes de stockage et d'archivage du courrier électronique

Vous n'avez pas besoin d'archiver un pur message de Noël ou d'anniversaire à un ou plusieurs partenaires commerciaux. Toutefois, dès qu’un courrier électronique prend la fonction de lettre commerciale ou de reçu, il doit être conservé de la même manière que d’autres documents, selon les délais de conservation habituels. Il en va de même pour toutes les pièces jointes présentant un intérêt fiscal, c.-à-d. Factures, offres, etc. Si le texte de l'e-mail sert uniquement de lettre d'accompagnement avec laquelle une facture, une offre ou un bon de livraison est envoyé, vous pouvez le supprimer. Cela peut être comparé à une enveloppe de lettre qui est jetée dans la corbeille à papier après le retrait du contenu. Dans ce cas, seule la pièce jointe est archivée, mais sur laquelle toutes les informations obligatoires pour une évaluation de la taxe (sur les ventes) doivent être enregistrées.

Disponibilité constante et évaluation de la machine requise

Tout comme les autres documents générés électroniquement, y compris les pièces jointes, tous les courriers électroniques soumis à l’obligation de classement doivent pouvoir être consultés à tout moment, entièrement protégés contre les manipulations par des tiers. Vous devez également vous assurer que les courriels archivés peuvent être évalués par une machine. Selon les réglementations du GoBD, il ne suffit pas d'imprimer les documents et de les conserver sur papier. Si vous utilisez une méthode de chiffrement pour l'archivage de vos courriers électroniques, vous êtes également obligé de fournir un accès non chiffré pour tout contrôle fiscal. Cela garantit que les documents peuvent être vérifiés par recherche de texte intégral et évalués par machine.

Dates limites pour le stockage de courrier électronique

La durée de conservation est de six à dix ans, en fonction de la pertinence fiscale et du type de courrier électronique. La période commence toujours par l'expiration de l'année civile au cours de laquelle l'e-mail a été créé. Cela signifie que vous avez une lettre de 2. Près de sept ou onze ans doivent être archivés en janvier, car la période commence au 1 suivant. Janvier. Pour toutes les entreprises et tous les commerçants, ces réglementations représentent un effort à ne pas sous-estimer du GoBD, car toutes les factures, lettres commerciales, offres, bons de livraison, etc. doivent être conservés conformément au GoBD et être disponibles sur demande à tout moment. Pour cela, des ressources suffisantes doivent être mises à disposition.

Le traitement des mails privés

Certaines entreprises autorisent leurs employés à utiliser leur propre serveur de messagerie ou leur fournisseur de messagerie privé. Dans ce contexte, la question se pose de savoir comment gérer les messages privés liés au stockage. Les employés peuvent accepter un paragraphe du contrat de travail ou un accord interne selon lequel leurs courriels doivent être archivés. Cependant, il peut y avoir des problèmes de confidentialité dans la mesure où la confidentialité des expéditeurs et des destinataires externes est également affectée. Par conséquent, il est recommandé de garantir une séparation stricte des courriers électroniques professionnels et privés ou d'interdire la correspondance privée sur vos serveurs en général.

Solution logicielle ou travail manuel?

Un pigiste ou une très petite entreprise peut toujours être en mesure de gérer les tâches de stockage de courrier électronique "à la main". Cependant, à partir d'une certaine taille d'entreprise, les coûts et les efforts ne sont plus en relation raisonnable avec les avantages. Dans ce cas, seule une solution logicielle fiable et de qualité, répondant aux critères de sécurité juridique et permettant une évaluation de la machine et une recherche en texte intégral, est essentielle. Un tel logiciel doit remplir au moins les cinq tâches suivantes. Tous les courriels entrants et sortants doivent être entièrement enregistrés et sauvegardés. Ceci est utile avant la transmission aux destinataires. En outre, l'archivage doit être conforme à l'original et sans perte d'informations. Troisièmement, une protection sécurisée contre les manipulations devrait être assurée. L'accès des utilisateurs de base qui ne disposent pas de privilèges d'administrateur doit être empêché pendant toute la durée de conservation pour éviter les suppressions prématurées. Enfin, un logiciel d'archivage doit fournir un accès continu et complet en cas de contrôle fiscal.

Si vous répondez correctement à tous les problèmes, vous ne rencontrerez aucun problème avec le bureau des impôts en ce qui concerne le stockage des e-mails.

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